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残業が多い人のための時間管理の方法|タイムマネジメントのコツ

時間管理(タイムマネジメント)の具体的な方法が分かっていない人ほど、残業が常態化しがちです。周りを眺めると、キチンと成果を出しているにも関わらず、残業をほとんどせずにサッと退社してゆく上長や先輩はいませんか。彼らは間違いなく時間管理の方法・コツを心得ています。

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2019.3.27

【時間管理の方法】ステップ1:必要なタスクを全て洗い出す

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時間管理の方法で大切なポイントは、最初に自身が抱えている業務を、漏れなく全て「見える化」することです。その後、時間管理を3つのステップに分けて、ステップごとに1つずつ確実にこなしてゆきます。自分の抱える仕事には、どのくらいタスクがあるのかを最初に全て洗い出し、把握するようにするのです。自分の工数を割くべきでないタスクは切り分け、最初から他者(クライアント・上長・同僚・部下など)に、理由を述べて具体的に依頼しましょう。
タスクとは、本来の意味では「コンピュータが処理する作業の最小単位」のことですが、ビジネスの世界では「必要な作業を分解した最小単位」を意味します。例えば、「ある食品メーカーに原料を売り込むためのプレゼン資料の作成」をしたいとしましょうか。この作業粒度をタスクとしてしまうのはNGです。プレゼン資料の作成には、予めターゲット企業の経営課題・生産現場の課題・流通の課題などの把握が必要になりますが、これでもタスクとするには作業粒度が大きすぎます。この際のタスクとしては、社外の業界関係者への聞き取り、社内他部局で当該企業と付き合いがある営業担当への聞き取り、WEB上での情報収集などになりますね。
必要なタスクを取りこぼすと、どうしても仕事に「ヌケ」「甘さ」が出ます。そうなれば、必然的に仕事のクオリティが下がります。いずれ想定外の手戻り工数が発生することも多発します。自ずと、当初計画していたスケジュールが遅延することになりがちです。時間管理の方法で、必要なタスクを洗い出すステップが何よりも重要な理由がここにあります。

【時間管理の方法】ステップ2:タスクを処理するPriority(優先順位)を決める

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時間管理の方法の次のステップは、洗い出した個々のタスクにPriority(優先順位)を付けることです。Priorityは「緊急性」・「重要性」の組み合わせ4種で決定します。1つ目は、「緊急かつ重要なタスク」です。有無を言わず、とにかく真っ先に処理すべきですね。2番目は、「緊急ではあるが重要でないタスク」です。このタスクは、工数をかけすぎないようにサッと処理したいところです。
3番目は、「緊急ではないが重要なタスク」です。このタスクは仕事の肝になる部分なので、工数を十分かけてキッチリ対応しましょう。そして、4番目は、「緊急ではなく重要でもないタスク」です。最もPriorityは低く、手が空いた時に処理するくらいの感覚で良いでしょう。時間管理の方法としてのコツは、タスクの緊急性よりも重要性に留意することです。目先の急ぎ仕事を処理して手持ち工数をとられ、仕事をした気になって満足してしまうのが最もリスキーです。こうなると、本質的な、重要な仕事が疎かになってゆきます。
覚えておいて欲しいのは、タスクの緊急性にばかり目を奪われがちな方は、中・長期的な視点で見て成長し難いことです。自身や担当する仕事に徐々に「大きなヌケ」ができることで、時間の経過と共にクライアントや上長からの評価も低くなってしまいます。そうなると、本来やりたかった仕事もできなくなりがちです。タスクを処理するPriority付けは、時間管理の方法としてだけではなく、実はキャリア形成の面からも注目すべきものなのですね。

【時間管理の方法】ステップ3:処理期限を決めタスクをスケジュールに落とし込む

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時間管理の方法3つ目のステップは、Priority付けをした各タスクの具体的な処理期限を決め、実際のスケジュールに落とし込むことです。実際に要する工数から考えて、期日をやや短めに設定するのがコツです。こうすることで、早めにタスクを処理することができます。この後、実際の自身のスケジュールに各タスクを落とし込めば良い訳ですね。
この段階でスケジュール的な無理が判れば、思い切ってPriorityの低いタスクの処理を止めたり、他者にタスクの処理を依頼したりの対応を行います。言わずもがな、ビジネスパーソンの持ち時間(工数)には限りがあります。中途半端な処理に終わるリスクが高いタスクほど、真っ先に対応しておきましょう。
そして、時間管理の方法の中で何より忘れてはならないことは、進捗状況の定期的なチェックです。各タスクの処理に遅れはないか、設定した期日は守れているかをシビアに判断してください。どうしても自身の仕事に甘くなってしまう傾向がある方は、同僚や部下の目でチェックしてもらうという方法もあります。これは誤魔化しが効かないので、メンタル的にも相当キツいのですが、客観的な進捗判断には最適な方法です。
Kenneth S

Kenneth S

総合商社のIT戦略担当からIT系ベンチャー企業の経営補佐などを経て、現在は海外在住の個人投資業。時折、物書きもしている。

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