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仕事の効率化に!整理整頓は綺麗にするだけじゃない

「整理整頓は大切」とよく言われますが、それは見た目を綺麗にするだけが目的ではありません。仕事を行う環境が綺麗であることは、仕事の効率化にも大きく影響しています。今回は整理整頓の本来の目的や、効率化につながる「5s」の考え方について紹介していきます。

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2019.7.24

仕事での整理整頓の目的を理解

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日常的な仕事の効率を上げることが本当の目的

冒頭でも述べたように、仕事を行なっていく上で整理整頓が大切なのは単に見た目だけの問題ではありません。整理整頓によって達成すべき本来の目的は「仕事の効率化」であるといえるでしょう。

この目的を見失うと、整理整頓の方向性を誤る原因となってしまいます。苦労して片付けた結果、「見た目は綺麗でも何がどこにあるのか分かりづらい」「収納グッズが多すぎて作業動線に無駄がある」という事態になっては意味がありませんよね。

整理整頓の目的は「日常的な仕事の効率を上げること」。この点をよく踏まえた上で作業を進めていくようにしましょう。

仕事の効率化につながる「5s」とは?

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仕事の効率化を目指す上で、「整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)」のそれぞれの頭文字をとった「5s」という考え方があります。

職場を綺麗に保ち、働きやすい環境を維持していくために重要な考え方です。一つずつ見ていきましょう。

整理(Seiri)

「5s」の中で最初に行う必要があるのが「整理」です。仕事に必要なモノ・必要のないモノを選別して、不要なモノは処分を行いましょう。

ここで重要なことは、「不要なモノ」をどこかにしまっておくのではなく「捨てること」です。仕事に関係のないモノをとっておくことはスペースの無駄になり、探し物の時間を生んでしまう原因となります。

整頓(Seiton)

仕事に不要なモノを減らせた後は、「整頓」を行いましょう。仕事での効率化を考える場合には、「必要な時にすぐに取り出せること」「使い終わったらすぐに戻せること」を意識して整頓していくとよいでしょう。

仕事場がどんなに綺麗に片付いたとしても、「使いたいモノがすぐに見つからない」という状況では効率化にはつながりません。

清掃(Seisou)

「清掃」ではゴミや汚れのない衛生的な環境になるように、徹底的に掃除を行います。デスクの裏側など、普段なかなか手をつけられない場所もこれを機に綺麗に片付けましょう。

ただし、せっかく綺麗になってもその時限りでは意味がありません。その状態を維持できるように、清掃道具なども使いやすいよう整理しておくとよいでしょう。

清潔(Seiketu)

5sにおける「清潔」とは、これまでの「整理」「整頓」「清掃」といった流れを標準化し、今後も働きやすい環境を維持していくための「仕組みづくり」を意味しています。

社内のベテランが異動したり、新人が入ってきたりと、会社では人が入れ替わっていくことが当たり前です。そのような状況の中でも、職場を綺麗に保っていくためのルールをしっかり定めておくことが大切になります。

躾(Situke)

そして5sの最後が「躾(しつけ)」です。一つ前の「清潔」の部分で、職場を綺麗に保っていくための仕組みづくりを行いましたが、その「習慣化」を目指すのが躾の段階となります。

ただし、習慣化を強制させてもうまくはいきません。社員一人一人が整理整頓することの重要性を認識して、自主的に行動を起こしていける状態が理想的といえるでしょう。

整理整頓のやり方・効果

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「5s」の流れを理解した上で、自分の環境に置き換えて考えていきましょう。ここでは整理整頓のやり方と効果について、より具体的に説明していきます。

やり方

5sの部分でも触れたように、綺麗な状態を維持していくためにはいかに整理整頓を「習慣化」できるかが大切になります。

モノや書類や積み重なるような状態になってからそれを片付けるのは大変ですよね。大変な作業はどうしても後回しにしてしまうので、放置しているうちにまた散らかってしまうという悪循環に陥ってしまいます。

そこで5sの考え方を踏まえて、まずは簡単な「ルール決め」から始めてみるのが良いでしょう。例えば「退社する時にはデスク上の書類は全て片付けてから帰る」など、自分一人でできることから習慣化を身につけていくのもおすすめです。

効果(メリット)

職場が綺麗に整理整頓されることで、そこで働く人の仕事の質は大きく向上します。その一つの理由として「探し物の時間」を極力なくせることが挙げられます。

例えば、取引先から受け取った資料や社内で配布された書類などがすぐに見つからず、デスクやロッカーなどを探し回った経験はないでしょうか。こういったモノを探す行動は無駄な時間を生み、「仕事」から「探し物」に頭が切り替わってしまうことで生産性を落とす原因にもなってしまいます。

また、モノが散乱しているような職場は単純に「危険」ですよね。そこで働く社員の安全性という観点でも、綺麗な環境を社員全員で協力して作り上げていくのが良いでしょう。

モノだけに限らず、仕事自体も不要な作業をやめることで、探し物と同じような「頭の切り替え」を起こすことなく一つの仕事に集中することができます。こちらも併せて整理整頓していきましょう。

まとめ

今回は仕事における整理整頓の目的や効果、「5s」の考え方について紹介してきました。中には例外もあるかもしれませんが、ビジネスの上手な人はデスク周りも綺麗に整頓されていることが多いです。なぜ忙しい中でも綺麗な状態を維持できるのか、真似できるところをぜひ探してみてくださいね。
Masato

Masato

フリーライター。FPや証券外務員など金融系の資格を保有し、「お金」に関する記事執筆を得意としている。自身でも株式や仮想通貨のトレードを行なっており、経済動向のチェックが毎日の習慣。

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